Als je goederen en diensten levert aan andere ondernemers, rechtspersonen zoals een vereniging of stichting of in enkele gevallen aan particulieren, moet je als ondernemer een factuur sturen. Deze factuur is de rekening van geleverde diensten of producten. Maar wat moet er allemaal op de factuur staan? En hoe beheer je jouw facturen gemakkelijk? Met deze tips kun je eenvoudig facturen maken en versturen.
Wat moet er op de factuur staan?
Er zijn een aantal wettelijke eisen met betrekking tot de inhoud van de factuur. Op de factuur vermeld je onder andere:
- Het btw-identificatienummer
- Het btw-bedrag
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- jouw naam en adres
- de naam en het adres van je klant
- jouw KVK-nummer
- de datum
- welke goederen of diensten je levert
- hoeveel goederen je levert
Facturen moeten in een reeks genummerd worden en facturen die niet goed genummerd zijn, dien je te herstellen. Jouw klant heeft anders geen recht op aftrek van btw. Het versturen van facturen is een klusje dat regelmatig terugkomt. Door gebruik te maken van handige software verklein je de kans op fouten en maak je in een handomdraai professionele facturen.
Facturen sturen
Je verstuurt jouw facturen uiterlijk op de 15e van de volgende maand. Heb jij bijvoorbeeld werkzaamheden uitgevoerd begin april? Dan stuur je uiterlijk 15 mei de factuur over deze diensten. Daarna moet jouw klant binnen de betalingstermijn de factuur betalen. Is er geen betalingstermijn overeengekomen? Dan is de betalingstermijn 30 dagen. Dit kan ook korter of langer zijn. Zo is de maximale betalingstermijn voor bedrijven 60 dagen, met uitzondering van grootbedrijven aan het mkb of als er iets anders is afgesproken in een contract.
Het versturen van je facturen is een leuke klus, want jij ziet direct welke omzet je allemaal hebt gemaakt de afgelopen maand. Veel ondernemers kiezen ervoor om op een vaste dag facturen op te stellen en te verzenden, maar je kunt dit natuurlijk ook direct doen als je een klus hebt afgerond of al wat daarvoor, afhankelijk van de gemaakte afspraken. Jortt is een praktisch factuurprogramma waarmee je in een handomdraai facturen maakt. Deze facturen passen mooi bij jouw huisstijl en voldoen aan alle regelgeving. Hierdoor zien de facturen er professioneel en betrouwbaar uit, worden ze sneller betaald én zijn alle facturen direct verwerkt in je boekhouding om de kans op fouten te minimaliseren.
Facturen bewaren
Naast het maken en versturen van facturen, dien je deze ook te bewaren. Jouw facturen maken deel uit van de administratie van je bedrijf en je bent wettelijk verplicht om deze administratie een bepaalde tijd te bewaren. Voor facturen geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Facturen over onroerende goederen moeten 10 jaar bewaart worden. Dit mag digitaal worden opgeslagen, wat een hoop ruimte en moeite scheelt.