Het is altijd een goed idee om met gelijkgestemden samen te komen. Maar of je nu een groot of een klein evenement wilt organiseren, er komt heel wat bij kijken. Hoe pak je dat aan?
De punten hieronder kunnen je hierbij helpen.
#1 Wat is je doel en doelgroep?
Wat wil je bereiken met je evenement en vooral wie wil je bereiken? Omschrijf je doelen zo concreet mogelijk en bedenk vervolgens hoe je het evenement zo aantrekkelijk mogelijk maakt voor de doelgroep of leeftijdsgroep die je voor ogen hebt.
#2 Hoeveel heb je te besteden?
Een evenement organiseren kost geld. Misschien heb je al donateurs of sponsors weten te vinden die je evenement willen steunen. Het is ook mogelijk om de bezoekers van je evenement te laten betalen voor toegang. Dat laatste lijkt misschien een ingewikkelde operatie, maar dankzij een ticketverkoop systeem is dat voor iedereen goed te doen. Dit soort organisaties nemen je veel werk uit handen. De verkoop van tickets voor je evenement en de betaling wordt helemaal online voor je geregeld. Je weet dan ook op elk moment precies hoeveel kaarten er al verkocht zijn en of je nog actie moet ondernemen als de verkoop wat achterblijft.
#3 Wanneer, waar en hoe laat?
Eén van de belangrijkste dingen, is het vastleggen van plaats en tijd. Pas als je dat gedaan hebt, kan je een locatie huren of bespreken. Check voordat je de datum vastlegt altijd of er geen andere belangrijke evenementen of gebeurtenissen zijn op of rond die dag. Bedenk ook wat de meest geschikte periode is wat betreft het weer, als je evenement buiten plaatsvindt.
Als de datum vaststaat en de locatie is besproken, kan je sprekers, gasten, muzikanten, enz. uitnodigen. Vergeet ook niet de nodige vergunningen aan te vragen en de catering te regelen.
#4 Bepaal het programma
Wat is er allemaal te doen, te zien of te horen? Wat is de volgorde en hoe ziet het programma van je evenement er precies uit. Probeer dit zo gedetailleerd mogelijk en liefst op de minuut nauwkeurig allemaal vast te leggen.
#5 Wie regelt de aankleding?
Moeten er podia opgebouwd worden, moet de locatie aangekleed of versierd worden, is er speciale verlichting of een geluidsinstallatie nodig? Zorg dat hiervoor de juiste mensen, bij voorkeur met ervaring, van te voren en op de juiste dagen zijn ingehuurd.
#6 Denk aan de veiligheidseisen
Zorg dat je aan de juiste veiligheidseisen voldoet. Op de website van de brandweer vind je aanwijzingen voor brandveiligheid. Als het een groot evenement is, zullen er bijvoorbeeld ook mensen met een EHBO diploma beschikbaar moeten zijn.
#7 Promotie
Als je de voorgaande punten allemaal geregeld hebt, dan kan je aan de slag gaan met de promotie van je evenement. Breng je evenement onder de aandacht van zoveel mogelijk mensen. Dat kan onder andere door middel van posters, advertenties en sociale media.