De naam zegt het al, bij een urenregistratie worden de gewerkte uren van werknemers bijgehouden. Hieronder lees je wat er wordt bijgehouden, waarom, wat werknemers er van vinden en een overzicht van 10 manieren om de urenregistratie bij te houden.
Welke gegevens worden er bijgehouden?
Afhankelijk van het soort bedrijf, kunnen de volgende gegevens bijgehouden worden:
- Begin- en eindtijd van de werkdag
- Waar er gewerkt wordt, bijvoorbeeld binnen het bedrijf, op locatie of thuis.
- De taak of project waaraan gewerkt is
- Lunch en pauzes
- Overuren, onregelmatige uren
- Vrije dagen en ziekteverlof
Deze gegevens kunnen handmatig of automatisch bijgehouden worden, afhankelijk van het soort systeem.
Waarom is een urenregistratie van belang?
Met een goede en overzichtelijke urenregistratie, krijg je inzicht in hoe lang werknemers aanwezig zijn en hoeveel tijd ze aan bepaalde projecten, klanten en/of taken besteden.
- Binnen de EU zijn werkgevers verplicht om het aantal uren dat er gewerkt, gepauzeerd en overgewerkt wordt bij te houden (Arbeidstijdenwet). Met een overzichtelijke urenregistratie voldoe je aan je wettelijke verplichtingen. De werkgever mag wel zelf een geschikt systeem kiezen.
- Door de gewerkte uren nauwkeurig bij te houden, krijgen werknemers precies uitbetaald voor de gewerkte uren en overwerk, niet meer en niet minder. Dat biedt duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer.
- Als je weet hoeveel tijd er voor een bepaalde taak nodig is, kan je beter plannen. Dat helpt niet alleen de benodigde tijd beter in te schatten, maar ook de kosten voor een taak of project worden zo duidelijk. Het wordt bovendien beter zichtbaar waar een project vertraging oploopt of waar efficiënter gewerkt kan worden.
Wat vinden werknemers van de urenregistratie?
Het registreren van werktijden is een noodzakelijk kwaad, alleen al omdat het wettelijk verplicht is. Voor werknemers heeft een urenregistratie zowel voor- als nadelen.
Veel werknemers zien een urenregistratie als een vorm van controle. Dat kan bij sommigen voor een gevoel van onvrijheid zorgen of zelfs stress veroorzaken. De nadruk kan hierdoor erg op het aantal gewerkte uren komen te liggen en minder op de kwaliteit van werk. Behalve de druk die het veroorzaakt, kan het ook afleidend werken omdat je constant de tijd in de gaten moet houden.
Natuurlijk heeft een urenregistratie ook voordelen. Soms kan je je ziek melden via een urenregistratiesysteem en heb je direct inzicht in hoeveel verlofdagen je nog hebt. Voor sommige werknemers is het positief om te zien hoeveel tijd ze waar aan besteden en het kan helpen om de tijd beter in te delen en efficiënter te werken. Voor werknemers die per uur betaald worden, is een urenadministratie toch al nodig.
10 Manieren van urenregistratie
Er bestaan talloze manieren om de gewerkte uren bij te houden. Kies er één die het beste werkt voor jouw bedrijf en die prettig in gebruik is voor de werknemers..
1. Excel of Google spreadsheets
Een eenvoudige en klassieke methode: een spreadsheet waarin medewerkers handmatig hun gewerkte uren invoeren. Je kunt kant-en-klare sjablonen gebruiken of zelf je eigen formules toevoegen.
- Voordelen:
- Het is gratis en flexibel
- Je kan het snel aanpassen aan je eigen behoeften
- Nadelen:
- Gevoelig voor fouten
- Niet geschikt voor grotere bedrijven of complexe projecten
2. Papieren formulieren om gewerkte uren bij te houden
Een beetje uit de tijd is het wel, maar in kleine bedrijven worden soms nog steeds papieren formulieren gebruikt om de gewerkte uren op te schrijven.
- Voordelen:
- Je hebt er geen digitale kennis en apparaten voor nodig, iedereen kan het
- Je kan gegevens direct inzien
- Nadelen:
- Arbeidsintensief
- Gevoelig voor verlies en/of fraude
3. Urenregistratie-apps
Waarom moeilijk doen als het ook gemakkelijk kan? Er zijn tegenwoordig handige apps beschikbaar waarmee medewerkers via hun eigen smartphone of tablet hun urenregistratie kunnen invoeren, pauzes bijhouden en rapporten uitdraaien.
- Voordelen:
- Gebruiksvriendelijk voor werknemers
- Overal te gebruiken, ook onderweg
- Nadelen:
- Gratis apps zijn vaak wat beperkt in de mogelijkheden
4. Projectmanagement software
Veel projectmanagement software heeft een ingebouwde mogelijkheid voor het registreren van werkuren.
- Voordelen:
- Je hebt een centraal overzicht van je lopende projecten en je kan in één oogopslag de voortgang in tijd, budget, enz. zien.
- Nadelen:
- Niet speciaal bedoeld voor urenregistratie en daardoor soms minder nauwkeurig en onvolledig.
5. Boekhoudsoftware
Veel moderne boekhoudpakketten hebben een mogelijkheid tot urenregistratie
- Voordelen:
- Je hebt meteen een koppeling met facturatie en salarisadministratie
- Minder kans op dubbel werk
- Nadelen:
- Geschikt voor zzp’ers of kleine bedrijven
6. Tijdklokken of prikklokken
In grote bedrijven, fabrieken, magazijnen en winkels wordt nog vaak gewerkt met tijdklokken waarmee medewerkers in- en uitklokken.
- Voordelen:
- Werkt nauwkeurig om begin- en eindtijd te registreren
- Het is goed te controleren
- Nadelen:
- Het geeft geen inzicht in taken of projecten
- Weinig flexibel
7. Tijdregistratie op GPS
Voor buitendienstmedewerkers of monteurs zijn er systemen die werkuren koppelen aan locatiegegevens.
- Voordelen:
- Nuttig voor werk op locatie
- Transparant en goed te controleren
- Nadelen:
- Het houdt weinig rekening met privacy
8. API-koppelingen tussen systemen
Grote bedrijven koppelen hun urenregistratie aan anderen systemen zoals Human Resource en salarisadministratie systemen via API (Application Programming Interface)
- Voordelen:
- Alles werkt naadloos samen
- Hoge mate van automatiseren
- Nadelen:
- Hier is de nodige technische kennis voor nodig
- Duur in gebruik
9. Tijdregistratie via agenda-integratie
Sommige tools koppelen automatisch vergaderingen, afspraken of werkzaamheden vanuit je agenda aan je urenregistratie.
- Voordelen:
- Je hoeft weinig handmatig in te voeren
- Het geeft een goede weergave per werkdag
- Nadelen:
- Minder handig en nauwkeurig bij multitasken
10. Op maat gemaakte software
Als je speciale behoeften hebt kan je ook op maat gemaakte software laten ontwikkelen voor jouw bedrijf, inclusief tijdregistratie.
- Voordelen:
- Precies afgestemd op jouw bedrijf
- Het is flexibel en naar eigen behoeften uit te breiden
- Nadelen:
- Hoge kosten voor het ontwikkelen van de software
- Voor onderhoud en updates is specialistische expertise nodig
Tot slot
Er is een ruime keuze in manieren om de werktijden te registreren. Voor werkgevers is het de kunst om voor een systeem te kiezen dat zowel eenvoudig als snel werkt en dat niet meer gegevens vraagt of opslaat dan absoluut nodig is. Het is bovendien een goed idee om werknemers in te lichten over de consequenties in het geval er te weinig uren (minuren) gewerkt wordt.