Een evenement organiseren is een hele klus. Voor een groot evenement ben je al snel een half jaar of langer bezig met de voorbereidingen. Of je nu een beurs organiseert voor aanstaande bruidsparen, voor het presenteren van vakantiebestemmingen of een beurs voor ondernemers, het vraagt om een goede organisatie om er een succes van te maken. Daarom is het belangrijk om eerst een lijst te maken van zaken die je moet regelen. Allereerst moet er een geschikte locatie worden gevonden. Die moet groot genoeg zijn voor alle bezoekers en eventuele stands. Maar ook weer niet zo groot dat bezoekers zich verloren voelen. Kortom: Het is belangrijk te weten hoeveel bezoekers er komen en hoeveel standhouders er zullen zijn.
De aankleding van de ruimte
De aankleding luistert nauw. Als je een evenement in een sporthal organiseert dan is het aan te raden om hier projecttapijt van Rodelopers neer te leggen. Zo voorkom je dat bezoekers misschien uitglijden. Het is op hakken niet echt prettig lopen op linoleum. Ook ouderen vinden dit vaak niet prettig. Projecttapijt is te koop in verschillende kleuren. Dat is handig bij een groot evenement, je kunt dan met kleuren bepaalde looproutes aangeven. Ook kunnen bezoekers op die manier gemakkelijk hun weg vinden. Ze weten dat ze een bepaald pad met stands en kramen al gezien hebben of juist daar nog langs moeten lopen.
Communiceer de datum ruim op tijd
Voor veel mensen geldt dat hun agenda snel volloopt. Het is daarom helemaal niet raar om de datum voor een evenement al een jaar van tevoren te communiceren. Evenementen die jaarlijks plaatsvinden maken vaak op het lopende evenement al de datum bekend voor de volgende editie. Zo kunnen mensen die meteen in hun agenda zetten. Als je bepaalde bekende personen voor je evenement wilt uitnodigen, is het belangrijk om dit vroegtijdig te communiceren. Wil je dat de burgemeester het evenement opent of dat een BN’er er komt spreken of optreden dan kun je dat niet vier weken van tevoren regelen, want dan ben je echt veel te laat.
De kosten van het evenement
Een goede kostenraming is essentieel. Maak een overzicht van alle kosten en neem in de raming ook een PM post op voor zaken waarmee je geen rekening hebt gehouden. Als er ineens iets gebeurt moet dat wel opgelost kunnen worden en daar zitten vaak kosten aan. Als je weet wat alles gaat kosten weet je ook of je voldoende geld hebt om het evenement te organiseren of dat je nog achter sponsors aan moet.
Houd er rekening mee dat sponsors willen worden genoemd en zichtbaar willen zijn. Dit kan door ze een stand te geven of door bijvoorbeeld spandoeken of vlaggen op te hangen met de logo’s van de sponsors. Ook die moeten dan uiteraard besteld worden. Gaat het om een buitenevenement? Bedenk dan ook een slecht weer scenario. Nederland heeft immers een grillig klimaat.