Een vergadering kan op kantoor plaatsvinden, maar ook op een externe locatie. Het voordeel van vergaderen in een nieuwe omgeving is dat het nieuwe ideeën en inzichten stimuleert. Bovendien word je hier minder snel afgeleid. Wil je graag een keer extern vergaderen? Dan wil je dit op een geschikte locatie doen. Maar hoe vind je deze? In deze tekst helpen wij je bij het kiezen van de perfecte externe vergaderlocatie.
Bepaal het doel van de vergadering
Voordat je op zoek gaat naar een locatie, is het slim om het doel van de vergadering te bepalen. Is het een serieuze bespreking of gaat het om een brainstorm of teamdag? Je denkt misschien dat dit geen verschil maakt voor de locatie, maar dat is wel degelijk het geval. Het doel bepaalt namelijk de sfeer en faciliteiten die je nodig hebt. Als je een locatie kiest zonder rekening te houden met het doel, kan dit de vergadering uiteindelijk negatief beïnvloeden.
Denk aan de bereikbaarheid
Heb je het doel bepaald en een plek gevonden die hierbij aansluit? Boek dan niet direct, want de bereikbaarheid is ook van belang. Je wilt het liefst een locatie boeken die voor iedereen goed bereikbaar is. Een locatie in een stad is vaak goed bereikbaar, maar dat geldt niet altijd voor een plek in de natuur. Kijk daarom naar de parkeermogelijkheden en openbaar vervoer in de buurt. Is een locatie zowel per auto als met het OV goed bereikbaar? Dan kun je er prima vergaderen.
Kijk naar de sfeer en uitstraling van de locatie
Vergaderlocaties zijn er in allerlei soorten en maten. Om een geschikte locatie te vinden, kijk je in eerste instantie naar het aantal personen waarmee je vergadert. Er moet immers voldoende plek zijn voor iedereen. Toch is het slim om ook naar de sfeer en uitstraling van de locatie te kijken. Een moderne vergaderruimte ziet er misschien mooi uit, maar is niet altijd de beste plek om te vergaderen. Bepaal daarom van tevoren of de locatie een zakelijke of informele sfeer moet hebben.
Stel een budget vast
Extern vergaderen brengt kosten met zich mee, want je huurt de locatie. Stel daarom altijd een budget vast. Om tot een realistisch budget te komen, vergelijk je meerdere locaties met elkaar. Staar je niet blind op de prijs, maar kijk wat er bij de prijs is inbegrepen. Bij de ene locatie gaat het misschien om een dagdeel vergaderen, terwijl de andere locatie je een vergaderarrangement met overnachting of lunch aanbiedt. Het is logisch dat je voor een uitgebreider pakket meer betaalt.
Ga zelf eens kijken
Heb je een externe locatie gevonden, maar twijfel je of deze perfect is? Neem dan contact op met de organisatie en vraag of je een keer mag komen kijken. Vraag bijvoorbeeld of je een korte rondleiding kunt krijgen. Je krijgt zo een goede indruk van de plek. Een locatiebezoek is bovendien ideaal om sfeer te proeven. Op deze manier wordt het een stuk makkelijker om te bepalen of het de perfecte externe vergaderlocatie is.