Het is natuurlijk ontzettend gezellig om met een groep familieleden, vrienden of collega’s op vakantie of een weekendje weg te gaan. Maar er moet wel het één en ander voor geregeld worden. Het succes van zo’n uitstapje is voor een groot deel afhankelijk van de organisatie. Lees hier hoe je de organisatie van zo’n groepsvakantie of groepsuitje aanpakt.
Het begint met de datum
Een datum prikken met een hele groep valt vaak niet mee. Iedereen heeft vaak wel iets wat ze niet kunnen of willen missen. Geef mensen de keuze uit twee of hooguit drie keuzemogelijkheden. Geef van tevoren duidelijk aan dat de datum waarop de meeste mensen kunnen, zal worden gekozen.
Verdeel de taken
Hoe groter de groep, hoe meer er te organiseren is. In elk geval moet het vervoer of de tickets geregeld worden en de groepsaccommodatie moet geboekt worden. Ga je in een groepshuis logeren dan zullen er ook boodschappen gedaan moeten worden en er zullen er activiteiten, spelletjes of excursies georganiseerd moeten worden. Het is het eenvoudigst als er een paar mensen zijn die ieder zo’n taak op zich nemen.
De financiële kant
Hoe wordt de financiële kant geregeld? Het kan natuurlijk zo zijn dat je werk of een bepaald familielid alle kosten op zich neemt. Maar als dat niet zo is, moeten de groepsleden dan vooraf betalen of worden de kosten achteraf berekend en verdeeld. Het is in elk geval een goed idee om mensen van tevoren een indicatie te geven van de totale kosten. Laat één persoon zich met het budget en de afhandeling van de financiën bezighouden.
Beding groepskorting
Veel bedrijven en organisaties hebben speciale tarieven voor groepen of groepsarrangementen. Je moet het wel zelf aangeven of beter nog, van tevoren informeren wat er mogelijk is..
Maak een planning
Maak een duidelijke en gedetailleerde planning. Deel de planning met alle groepsleden zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Het hoeft geen planning van uur tot uur te zijn maar het is fijn als de groepsleden weten hoeveel tijd er gereserveerd is voor bepaalde activiteiten. Het wordt ook op prijs gesteld als de groepsleden tijdig en regelmatig op de hoogte worden gesteld van bijzonderheden of wijzigingen in het schema.
Maak het schema niet te vol en zorg dat er altijd voldoende tijd is voor ontbijt, lunch en diner. Te veel activiteiten op een dag kunnen de groepsleden vermoeid, gestrest en humeurig maken en dan wordt het allemaal wat minder gezellig.
Zorg voor tijd alleen
Zorg dat de groepsleden af en toe wat tijd voor zichzelf hebben. Tijd die ze alleen en niet in het gezelschap van de hele groep hoeven door te brengen. Dit verkleint de kans op onderlinge irritaties.