Is een van jouw werknemers ziek of arbeidsongeschikt? Dan zijn er een aantal stappen die zowel de werkgever als de werknemer verplicht moeten doorlopen. Om te voorkomen dat je als ondernemer stappen over het hoofd ziet, is het verstandig om een verzuimprotocol op te stellen. In dit document leg je precies vast wat de verantwoordelijkheden zijn van de werkgever en de werknemer bij ziekte en arbeidsongeschiktheid. De spelregels zijn voor een groot gedeelte gestoeld op de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kun je als werkgever bepaalde regels opnemen in het protocol die specifiek voor jouw onderneming gelden én bij de bedrijfscultuur passen.
Alle rechten en plichten bij ziekte en arbeidsongeschiktheid vastgelegd
Het verzuimprotocol vermeldt bijvoorbeeld exact op welke wijze, op welk moment en bij wie het personeelslid zijn of haar ziekmelding moet doen. Het document bevat tevens de procedures rond de ziekmeldingen van de werknemers, de begeleiding bij verzuim, de verzuimcontroles en de basisregels van de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast wordt in het protocol vastgelegd hoe de re-integratie verloopt en hoe de doorbetaling van loon wordt geregeld. Het is van belang om op te nemen welke sancties volgen als een werknemer zich niet aan de regels houdt. Een verzuimprotocol schept duidelijkheid: zowel de rechten van de werknemer als werkgever worden keurig vermeld.
Welke vragen bij ziekmelding opnemen in het verzuimprotocol?
Met een verzuimprotocol ben je in staat om het verzuim binnen de organisatie goed te managen. Je weet bijvoorbeeld precies welke vragen je moet stellen als de werknemer zich ziek meldt. Als werkgever mag je je werknemer uit oogpunt van privacy niet alles vragen. Welke vragen je bijvoorbeeld wél in het protocol kunt opnemen:
- Wat is het telefoonnummer en het (verpleeg)adres waar de zieke werknemer te bereiken is?
- Wat is de vermoedelijke duur van het ziekteverzuim?
- Wat kun jij als werkgever c.q. ondernemer doen om te helpen?
- Wat zijn de lopende werkzaamheden en afspraken?
- Welke werkzaamheden kunnen eventueel nog worden uitgevoerd?
- Valt de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet?
- Is de ziekte een gevolg of houdt de ziekte verband met een arbeidsongeval?
- Gaat het om een verkeersongeval, zodat de schade op de veroorzaker van het ongeval kan worden verhaald?
Speciale verzuimsoftware voor het optimaal managen van verzuim in de organisatie
Er is inmiddels ook speciale verzuimsoftware ontwikkeld voor optimaal verzuimmanagement in het bedrijf. Hierdoor vergeet je niets meer en je slaat geen vervolgstappen over. Als de ziektemelding binnenkomst en in het systeem staat, worden de vervolgstappen in het verzuimprotocol automatisch door de verzuimsoftware aangemaakt. Je krijgt als werkgever
keurig een melding als het tijd is om contact op te nemen of als er een andere stap volgens de Wet verbetering poortwachter moet worden gezet.
Verzuimprotocol goed communiceren met de werknemer
Het verzuimprotocol moet goed worden gecommuniceerd met de werknemers. Als je als werkgever kunt aantonen dat de werknemer hiervan op de hoogte is, heeft het protocol ook een juridische meerwaarde. Dit onder voorwaarde dat de opgestelde regels redelijk zijn. De handige en effectieve verzuimsoftware maakt samenwerken met de belanghebbende partijen gemakkelijk, specifiek de werknemer, de arbodienst, de bedrijfsarts, de verzekeringsmaatschappij en het UVW.